ENIA y confidencialidad en una oficina de contabilidad: qué datos se pueden usar y cómo
Actualizada el 27 de octubre de 2026 · NouCodi
En resumen: una oficina contable puede usar IA con datos de clientes si usa cuentas de empresa que no entrenen con esos datos, tiene un contrato de encargo de tratamiento con el proveedor, limita qué información se introduce y deja constancia de todo. Lo que no debe hacer es que cada persona use su cuenta gratuita y pegue ahí nóminas o declaraciones.
El riesgo real: el uso informal
El problema más común no es la IA en sí, sino que el equipo ya la usa por su cuenta, con cuentas personales, sin reglas. Ahí los datos pueden acabar guardados o usados para entrenar modelos, y la oficina no lo sabe.
5 reglas mínimas
- Cuentas de empresa: versiones empresariales de ChatGPT, Claude, Copilot o Gemini, con el entrenamiento con tus datos desactivado por contrato.
- Contrato con el proveedor: un acuerdo de tratamiento de datos (DPA), y saber en qué región se guardan.
- Minimizar: introducir solo lo necesario para la tarea. Para muchas tareas basta con quitar nombres y números de identificación.
- Política escrita: una página que diga qué herramientas se pueden usar, con qué datos y quién lo aprueba.
- Revisión humana: nada que salga hacia un cliente o una administración sin que lo revise un profesional.
Qué datos, con qué cuidado
| Tipo de dato | ¿Con IA? |
|---|---|
| Textos genéricos, plantillas, normativa pública | Sí, sin restricción |
| Facturas y extractos de empresas | Sí, con cuenta de empresa y contrato |
| Nóminas, datos de salud, datos de personas físicas | Solo con herramientas aprobadas y minimizando datos |
| Contraseñas y accesos a bancos o administraciones | Nunca |
Cómo explicarlo a los clientes
Muchos clientes preguntarán. Una frase en la hoja de encargo o en la web que diga qué herramientas se usan, que no entrenan con sus datos y que todo lo revisa un profesional genera confianza en lugar de dudas.
Esta guía es orientativa y no sustituye el asesoramiento legal en tu país. En nuestras auditorías de IA revisamos la ciberseguridad y el uso de datos de la oficina. Más en IA para oficinas de contabilidad.